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Kennen
Sie das?
Zeichnung:
Jürgen Zimmermann, Stuttgart
... verlegte Papiere, vergessene Termine, beinahe
vergessene Termine (fast noch schlimmer!), wild blinkende E-Mail-Benachrichtigungen,
Dauergeklingel von Telefon und Handy, nette Kollegen, die den
Kopf zur Tür hereinstecken „kann ich mal kurz stören?“
- und dann vielleicht noch eine Sekretärin, die Sie freundlich,
aber bestimmt daran erinnert, dass Sie gerade im Begriff sind,
Ihren Flieger zu verpassen ...
So oder so ähnlich sieht leider oft der Alltag
in unseren Büros aus.
Am Ende eines Tages fragen wir uns dann, was
wir heute eigentlich außer den E-Mails, Telefonaten und
Gesprächen mit Kollegen geschafft haben.
Allerdings fragen wir uns das immer erst am
Ende des Tages – während des Tages denken wir nicht
daran, wir fühlen uns wichtig. so viele Menschen fragen uns,
brauchen uns, warten auf unsere Informationen und Antworten. Wir
sind unverzichtbar, ohne uns läuft nichts – Wir sind
wichtig.
Und wichtig sein heißt in unserer Gesellschaft
meist: erfolgreich sein. Beides wollen wir gerne: wichtig und
erfolgreich sein. Und so fällt uns erst beim dritten Verschieben
des Abgabetermins auf, dass mit unserem Zeitmanagement etwas nicht
so ganz stimmt.
Gefühlterweise ist es natürlich
immer „zu viel Arbeit für die gegebene Zeit“
... aber mit der richtigen Büro-Organisation. der optimalen
Ablage-Technik und einem sinnvollen Zeitmanagement ist an den
meisten Arbeitsplätzen auch ausreichend Zeit für alle
relevanten Tätigkeiten vorhanden!
Der arme Mensch in unserem Cartoon ist natürlich
ein
wenig übertrieben ...
... aber ein bisschen fühlen wir mit ihm.
Weil wir sein Problem kennen: Eine Büroorganisation, die
besser sein könnte, ein Zeitmanagement, das nicht immer so
funktioniert, wie es sollte, eine Ablage,
die systematischer sein sollte und eine Wiedervorlage, die einem
Aktengrab mehr ähnelt als einer Arbeitshilfe. Ordnung? Fehlanzeige.
Das eigentliche Problem dabei ist:
Wir haben weder Büroorganisation noch Ablage gelernt.
In keinem Studium und in keiner Ausbildung
stehen Ablage, Büroorganisation oder Zeitmanagement auf dem
Stundenplan. Selbst Sekretärinnen lernen in ihrer Ausbildung
mehr über Korrespondenz, Aufbewahrungsfristen und DIN-Vorschriften
als über die sinnvollste Art und Weise, sich selbst und das
Büro ihres Chefs so einfach wie möglich zu organisieren.
Büroorganisation ist ein Stiefkind unseres
Bildungssystems!
Dabei sollte es eigentlich die Basis
sein für jeden Schüler, jeden Auszubildenden, jeden
Studenten: zu lernen, wie ich mich und meine Arbeit am besten
organisieren kann, wie ich meine beschränkte Zeit am sinnvollsten
plane und nutze. Kurz: Wie ich Ordnung schaffe an meinem Schreibtisch
und Ordnung in meinem Kopf.
Das Geheimnis wirklich erfolgreicher Menschen
Wirklich erfolgreiche Menschen haben viel zu
tun. Aber können Sie sich einen Präsidenten, einen Topmanager,
eine(n) Bundeskanzler(in) oder den Papst vorstellen, der eine
Hektik ausstrahlt wie unser Mensch in dem ersten Cartoon?
Wohl kaum. Wirklich erfolgreiche Menschen springen
nicht panisch herum auf der Suche nach einem verlegten Blatt Papier.
Wirklich wichtige Menschen strahlen Ruhe aus. Die Ruhe aber kommt
von großer Disziplin, genauestem Zeitmanagement („Protokoll“)
und einer ausgeklügelten Ordnung. Das können wir auch!
Zeichnung:
Jürgen Zimmermann, Stuttgart
Kurt Tucholsky schrieb einmal „Die Basis
einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“
- und Recht hatte er! Aber natürlich dürfen wir nicht
alles wegwerfen – deshalb sollte jeder von uns wenigstens
einen groben Überblick über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
haben. Ich berate und informiere
Sie darüber gerne.
Ordnung, Zeitmanagement und Büroorganisation sind kein Selbstzweck
– und gesunde Ablage hat nichts mit Bürokratie
oder muffigen Amtsstuben zu tun!
„Gebraucht der Zeit, sie geht so schnell
von hinnen,/ Doch Ordnung lehrt Euch Zeit gewinnen.“ Das
wusste schon Goethe: Ordnung als Basis eines gesunden Zeitmanagements,
und das schon Ende des 18. Jahrhunderts!
Zeitmanagement ist ein notwendiges Hilfsmittel,
unsere beschränkte Ressource „Zeit“ sinnvoll
und für die richtigen Dinge einsetzen. Denn jeder Tag, egal,
wie wir es drehen oder wenden, hat nur 24 Stunden - und die lassen
sich nicht vermehren! Zeitmanagement hilft, Zeitfresser zu finden
und Zeitfresser abzustellen. Zeitmanagement hilft aber auch, notwendige
Pausen zu machen, um besserer Ergebnisse bringen zu können.
Büroorganisation ist nichts Altmodisches
und Überholtes. Büroorganisation ist modern und zeitgemäß:
ein gut organisiertes und aufgeräumtes Büro hält
den Kopf frei für das Wichtige. Ordnung und Aufräumen
heißt dabei nicht, dass die gespitzten Bleistifte stets
im rechten Winkel zur Tischkante zu liegen haben!!! Ordnung ist
die sinnvolle Struktur, die Ihnen die Arbeit erleichtert und nicht
verkompliziert.
Und moderne Ablage ist weder muffig noch überflüssig.
Auch nicht in Zeiten digitaler Archivierung. Weder die Ablage
in Papierform noch die Ablage von Dateien.
Büroorganisation ist nicht alles, aber
ohne Büroorganisation ist alles nichts.
Ohne die richtige Büroorganisation, ohne
systematische Ablage und ohne Ordnung verliere ich den Überblick
und herrsche nur über das Chaos. Mit der richtigen und für
mich passenden Büroorganisation und einem sinnvollen Ablage-System
dagegen geht die Arbeit viel leichter von der Hand - und der Erfolg
wird nicht auf sich warten lassen!
Denn:
Das Genie beherrscht das Chaos ...
Zeichnung:
Jürgen Zimmermann, Stuttgart
... der Erfolgreiche
beherrscht seinen Alltag!
Sieben faule Ausreden zum Thema Büroorganisation,
Aufräumen und Ordnung
1. „Ich habe keine Zeit zum Aufräumen“,
höre ich oft am Anfang von meinen Kunden. Ja, aber zum Suchen
Ihrer verlegten Papiere, dafür haben Sie schon Zeit???
2. „Kreative Menschen brauchen Chaos“
Dann besuchen Sie doch einmal die Ausstellung „Ordnung.
Eine unendliche Geschichte“ im Marbacher Literaturmuseum
der Moderne. Die beiden Kuratorinnen der Ausstellung haben diese
Legende widerlegt und festgestellt: „Ordnung ist nicht der
Gegenpol des Schöpferischen, sondern dessen innerstes Element,
seine Natur, sein Wesen: Ohne Ordnung wird keine Zeile geschrieben
und kein Vers gedichtet“ (Katalog zur Ausstellung, S. 23)
3. „Ich habe Wichtigeres zu tun als Aufräumen“
Wenn Sie die meterhohen Stapel auf Ihrem Schreibtisch meinen:
die sollten mit der richtigen Ordnung eigentlich gar nicht existieren!
4. „Das Genie beherrscht das Chaos“
Selbst wenn Sie ein echtes Genie sind: Wollen Sie nicht lieber
Ihren Job beherrschen als das Chaos?
5. „To-Do-Listen sind Zeitverschwendung“
Auch das eine beliebte Ausrede. Nun, wenn ich mich damit zufrieden
gebe, dass mein Arbeitstag von fremden Menschen, E-Mails und dem
Telefon fremdbestimmt wird, dann ja. Wenn ich aber selbst bestimmen
will, was ich in meiner Arbeitszeit erreichen will, dann sollte
ich meine Zeit schon ein wenig sinnvoller planen.
6. „Ich habe eine Sekretärin“
Von dem einmal abgesehen, dass es Sekretärinnen überhaupt
nicht motiviert, ihren Chefs „hinterherzuräumen“:
ist Ihre Sekretärin nicht viel zu teuer, um Sachen zu suchen,
die eigentlich einfach nur DA SEIN sollten???
7. „Das haben wir immer schon so gemacht“
Dann verkaufen Sie am besten morgen Ihr Auto, verschrotten Kühlschrank,
Spül- und Waschmaschine und schreiben Ihre Briefe wieder
per Hand und verschicken sie mit der Postkutsche. Das hat man
nämlich früher auch immer schon so gemacht.
Wie funktioniert nun eine einfache und gute Büroorganisation?
So pauschal lässt sich das nicht sagen.
Ein Ablage-System, das für den einen optimal passt, ist für
den nächsten vielleicht nicht geeignet. Und um das für
Sie passende Ordnungs-System zu finden, sollten wir miteinander
sprechen. Ein paar allgemeine Tipps für Ablage
& Co. möchte ich Ihnen aber nicht vorenthalten:
Acht Profi-Tipps zur optimalen Büro-Ordnung
1. Wie bei fast allem gibt es auch verschiedene
„Ordnungs-Typen“: Der eine braucht Papier, der andere
arbeitet lieber mit PC, PDA und Organizer. Der eine ist ein Zahlenmensch,
der andere kann sich Dinge mit Farben besser einprägen. Finden
Sie heraus, was Ihnen beim Einhalten der Ordnung am besten hilft!
2. Gute Büro-Organisation heißt,
dass Sie mit einem Griff jedes benötigte Dokument oder jeden
beliebigen Gegenstand ohne Suchen in Ihrem Büro finden. Denken
Sie immer daran: Jedes Ding hat nur einen einzigen Platz. Wirklich
nur einen!
3. Nutzen Sie Checklisten und Dateivorlagen,
damit Sie nicht immer überlegen müssen „habe ich
noch etwas vergessen?“
4. Lassen Sie keine Ablagestapel in Körben
oder auf Ihrem Schreibtisch wachsen – legen Sie immer alles
sofort ab und verwenden Sie dafür ein sinnvolles Ablage-
und Wiedervorlage-System.
5. Werfen Sie sofort alle Post-it-Aufkleber
an Ihrem Monitor weg!
6. Schreiben Sie alle Ihre Notizen, Telefonnummern,
Mitschriften in ein „Super-Buch“
7. Machen Sie sich einen Aktenplan und legen
Sie fest, wie Sie bestimmte Überbegriffe nennen wollen. Manche
Leute schreiben lieber „KFZ“ auf den Ablage-Ordner,
andere nennen das „Fahrzeug“, „Fuhrpark“,
„PKW“ oder ganz einfach „Auto“. Damit
vermeiden Sie, dass Sie immer wieder neue Ordner für die
selben Dinge anlegen.
8. Planen Sie nicht nur Ihre Meetings und Reisekoordinaten.
Schreiben Sie auch Projektarbeiten und Pausen in Ihren Kalender.
Lassen Sie dabei genügend Luft für Unvorhergesehenes.
Wenn Sie nun meinen, dass das alles sehr schön und einfach
klingt, dass es aber ein weiter Weg von der Theorie zur Praxis
ist: Dann lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie auch Ihnen
Ordnung und eine optimale Büro-Organisation gelingen werden!
Schreiben Sie mir eine Mail,
nutzen Sie das Kontaktformular
oder rufen Sie mich an: ich
freue mich auf Sie!
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